​Согласование счетов на оплату

Для многих организаций остро стоит проблема работы с платежными документами. Большие объемы, отсутствие контроля и четких регламентов работы могут привести к потерям документов, несвоевременной оплате счетов, а также к ненадлежащему выполнению обязательств. Все эти факторы негативно влияют на организацию в целом и ее взаимоотношения с партнерами; как следствие — снижается эффективность, возрастают издержки.

Бизнес-решение "Согласование платежей на оплату" направлено на повышение эффективности решения бизнес-задач, связанных с вводом, регистрацией, согласованием и уведомлением об оплате счетов.

Решаемые бизнес-задачи

Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс согласования входящих счетов, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Бизнес-решение "Согласование счетов на оплату" обеспечивает решение следующих бизнес-задач:

Формализация процесса визирования счетов на оплату и электронных счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих.

Пример согласования входящего счета на оплату по маршруту в ЕСМ DIRECTUM

Пример в ЕСМ DIRECTUM

Ввод и регистрация счетов: массовая обработка входящих счетов путем потокового сканирования и распознавания, сортировка и первичная обработка счетов (распределение по ответственным и передача им).

Проверка и согласование счетов на оплату: обработка счетов ответственными (проверка назначения расходов, проверка оформления и соответствия платежным обязательствам), формирование реестров счетов и их согласование, быстрый поиск документов-оснований или других связанных документов для проверки основания счета, согласование счетов в соответствии с регламентом, с использованием жесткой маршрутизации, утверждение счетов руководителем с помощью ЭЦП, что гарантирует дальнейшую неизменность и достоверность подписанного экземпляра.

Подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате: оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по счету или отказе, проведение и контроль оплаты по счету бухгалтером или финансистом (сверка реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверка суммы счета с бюджетом, передача данных в учетную систему, контроль проведения оплаты (или выдача наличных).

Формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему: выполнение поисков счетов в различных разрезах (по договору, по организации, по датам), формирование периодической отчетности по счетам, повышение безопасности работы с платежными документами за счет разграничения прав доступа, работы в электронном виде.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, бухгалтерия и финансовая служба, договорной отдел. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений и сотрудники, ответственные за согласование счетов.

Электронная цифровая подпись, поставленная на счет, полностью заменяет традиционное визирование благодаря гарантии авторства визирующего сотрудника и неизменности подписанного документа.

Бизнес-эффект

С помощью бизнес-решения "Согласование счетов на оплату" процессы работы с электронными счетами-фактурами и счетами на оплату значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми: минимизируются риски неисполнения платежей, сокращается время согласования платежей, контролируется расход лимитов, упрощается контроль соблюдения регламентов.

В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Высшее руководство:

Минимизация рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств в части оплат.

Повышение контроля над финансовыми запросами сотрудников/подразделений.

Повышение контроля соответствия расходов бюджету.

Повышение безопасности работы с финансовыми документами.

Повышение прозрачности процесса согласования и проведения платежей.

Снижение трудозатрат на согласование и проведение платежей.

Бухгалтерия/Финансовая служба:

Исключение случаев потери счетов.

Сокращение длительности проверки соответствия сумм, статей и других параметров по уже согласованным счетам с финансовым планом за предыдущий период при запросе руководством.

Упрощение проведения анализа платежей и построения отчетности.

Упрощение формирования реестров платежей для визирования руководством.

Повышение контроля соответствия сумм счетов бюджету.

Повышение контроля плановых сроков проведения оплат по договорам.

Договорной отдел:

Упрощение контроля соблюдения регламентов.

Упрощение проведения анализа согласованных счетов и проведенных оплат с помощью механизмов отчетности.

Сокращение трудозатрат и длительности согласования счетов на оплату.

Возможность контроля проведения оплат в разрезе договоров.